jueves, 5 de julio de 2018

Reuniones Eficaces ¿Cómo se hacen?



Aunque es verano siguen llegando encargos a la mesa del despacho donde se acumulan y esperan su turno. Cuando el sol se alza en la vertical y el termómetro supera los 25 grados, mi rebeldía me zarandea porque quiere salir a la terraza. A veces hago como que no he oído. En ocasiones salgo un rato a descansar. Hoy la intensidad del sol era abrasadora al punto de que al cabo de media hora mi vestido olía como recién planchado, je,je. Con ánimo risueño he vuelto a la mesa y retomado el diseño de un taller sobre reuniones de trabajo eficaces.

¿Por qué este taller? Porque es una persistente demanda de las empresas cansadas de la ineficacia de la mayoría de las reuniones que se mantienen en las organizaciones productivas.




¿Es posible realizar una reunión eficaz? Sí, es posible, deseable y conveniente, ya que pasamos reunidos gran parte de nuestra vida laboral. Hay tres clases de reuniones: informativas, participativas y decisivas. Cada fase se acompasa a la madurez del equipo, el estilo de liderazgo, la cultura organizacional y el entrenamiento en competencias que hacen posible que una reunión sea... ¡una gozada!

¿Existe un método? Diría que hay tantas maneras de hacer reuniones eficaces como equipos, si bien la pura lógica apunta a lo que tienen en común la mayoría: un orden del día preestablecido, unas tareas diferenciadas para cada miembro del equipo, una hora de comienzo que se respeta, un tiempo máximo de reunión y -sobre todo- el enfoque a decisiones y soluciones que se concretan en un acta práctica y sintética. Después de haber explorado fórmulas diversas con profesionales de decenas de organizaciones he creado una metodología propia que se alimenta de varias fuentes internacionales y -sobre todo- del francés Alain Cardon, uno de mis maestros referenciales.

¿Cuál es el libro de cabecera de las reuniones eficaces? Todos los buenos libros de construcción de equipos asientan las bases para que las reuniones sean la escenificación a escala del funcionamiento empresarial eficaz. Digamos que las reuniones son un microcosmos del macrocosmos que es la fábrica o el despacho. Una vez comprendidas las motivaciones de las personas, sus distintos modelos cognitivos, la necesidad de dinamizar la reunión de una manera operativa, la asunción de responsabilidades sobre la gestión del tiempo, el espacio, la energía, la participación... es interesante leer Coaching de Equipos...




Además de las intervenciones que haces "in company" en las empresas ¿formas sobre la manera de hacer reuniones eficaces?  Sí, de hecho es el encargo al que aludía al comienzo de este post. Llega desde Ibercide, Centro Ibercaja para el Desarrollo Empresarial, que promueve una jornada monográfica sobre reuniones eficaces el 15 de noviembre de 2018, en Zaragoza. Toda la información en este link.  ¡Ojalá nos veamos allí! 



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