Reuniones Eficaces ¿cómo se hacen?

Regreso a Granada. Gracias a mi cliente-anfitrión volveré a visitar el patio de los arrayanes -donde fue tomada la fotografía- un lugar cuyos mosaicos, estanques y jardines hablan el idioma de un tiempo pausado, contemplador del arte y la belleza.

Esta vez ha cambiado el comité de dirección lo que añade una pizca de intriga a un viaje que abordo ligera de equipaje, confiando cada vez más en el ser -que comparte los pequeños descubrimientos de una intensa vida laboral- y que desconfía de las fórmulas genéricas que se aplican en la consultoría convencional.  El ser va conmigo allá donde esté y le basta con la mochila de ante y el sombrero de paja que llevo en la fotografía. En este viaje quizá añada una bufanda ya que en las inmediaciones de Sierra Nevada se esperan cuatro grados a primera hora de la mañana. 

El comité de dirección quiere aprender la metodología que acabe con la ineficacia: exceso de reuniones, poco productivas, de escaso impacto en la toma de decisiones, que devoran porciones relevantes de la jornada laboral y (además) dejan un poso amargo de insatisfacción y aburrimiento. Mi experiencia en empresas de todos los sectores muestra que este círculo vicioso ¡se puede cambiar!

Las reuniones de trabajo son una reprodución a escala de la cultura de la empresa y del estilo de liderazgo. También reflejan la gestión de los recursos, los reinos de taifas (grupos de poder) el modelo de comunicación (opaco o transparente) e infinitas realidades paralelas. Sería fabuloso conseguir reuniones eficaces cambiando el color de la sala, poniendo sillas altas y mesas bajas y contratando un servicio de jardinería. Aunque estos aspectos contribuyen, no cambian los parámetros citados y -por lo tanto- se convierten en puro maquillaje.

Vengo observando tres niveles de reunión que se corresponden con el grado de madurez que ostenta cada empresa. El nivel básico consiste en reuniones informativas (el director informa, da órdenes, y el resto acata ). El nivel maduro se traduce en reuniones participativas en las que se ponen sobre la mesa los temas relevantes que se someten a debate -estas reuniones exigen por parte del Ceo una importante renuncia al ejercicio del poder y una gestión firme del ego-. El tercer nivel es aquel en el que además de todo lo anterior, el máximo responsable somete al criterio de los participantes la toma de decisiones estratégicas.

Confesaré que pocas son las empresas en las que los profesionales tomen decisiones trascendentes juntos y en tiempo real. Con este desafío ilusionante viajo a Granada acompañada de mi mochila de ante, mi sombrero y mi bufanda. 

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